Tips voor een soepele kantoorverhuizing

Het kan noodzakelijk zijn vanwege een praktische behoefte, zoals een gewijzigd aantal medewerkers of een fusie. Mits goed georganiseerd biedt een verhuizing organisaties ook de kans om positieve veranderingen door te voeren, werkprocessen te vernieuwen of medewerkers te motiveren. Een kantoorverhuizing kan het begin zijn van iets moois voor elk bedrijf!

Enthousiasmeer je mensen voor je kantoorverhuizing

Een element dat volgens plan moet verlopen, voordat een van deze zaken kan worden gerealiseerd, is het verplaatsen van het kantoor naar een nieuwe locatie. Een goede planning, een fatsoenlijke checklist en iedereen geïnspireerd houden om zijn of haar rol te pakken is belangrijk. Je wilt je mensen enthousiast op hun nieuwe werkplek laten beginnen, klaar voor een nieuwe start. Niet ongemotiveerd door de chaos van een hectische verhuizing waar ze zelf niet om gevraagd hebben.

Bespaar geld en voorkom stress

Wanneer mensen verhuizen doen ze vaak twee aannames. Ten eerste: verhuizen is makkelijk. Ten tweede: het zelf regelen van een verhuizing is voordeliger dan een professioneel verhuisbedrijf.

Bij een verhuizing komt veel kijken. Helemaal wanneer je als bedrijf gaat verhuizen. Het bedrijf mag eigenlijk niet dicht om geen productiviteit te verliezen. En je wilt bereikbaar blijven. De verhuizing moet dus goed worden voorbereid en snel gebeuren.

Daarom is het goed om je af te vragen of je de kantoorverhuizing echt zelf wilt regelen of dat je dat uitbesteedt aan een verhuisbedrijf. Dit laatste zal je namelijk veel geld besparen, en je voorkomt stress en een veel lagere productiviteit van je medewerkers – wat je waarschijnlijk veel meer geld kost.

Waarom professionele verhuizers je kantoorverhuizing laten verzorgen

Een professioneel verhuisbedrijf heeft de ervaring, de middelen en de vaardigheden om je kantoorverhuizing zo snel mogelijk te realiseren. Professionele verhuizers inhuren bespaart een hoop tijd en geld. Er zijn namelijk een aantal zaken waar men zich vaak op verkijkt:

• De kosten: Denk je dat een verhuisbedrijf veel geld kost? De waarde hun diensten is uiteindelijk zeer voordelig, zeker gezien het zware werk dat de ervaren verhuizers verrichten en snelheid waarmee ze dit doen. Je bespaart echt geld door het uitbesteden van je kantoorverhuizing, denk onder meer aan het vervoer van de goederen en de brandstof. Bovendien zijn verhuiskosten fiscaal aftrekbaar én kunnen je medewerkers gewoon ongestoord hun eigen werk blijven doen.
• Het werk: Het werk dat een verhuizing met zich meebrengt wordt vaak onderschat. Verhuis je zelf, dan moet je een beroep doen op alle medewerkers om alles ingepakt en verhuisd te krijgen. Dit gaat ten koste van de productiviteit en aangezien deze mensen geen professionele verhuizers zijn kan het bovendien onveilig zijn, zowel voor je medewerkers als voor je spullen. Een professionele verhuizer is hier uiteraard voor verzekerd.
• De tijd: Verhuizen kan dagen duren, vooral wanneer je naar een andere plaats verhuist. Met ervaren verhuizers ga je tijd besparen. Je kan onder meer afspreken dat een verhuizing en de avonduren of vroege ochtend plaats vindt, of eventueel in het weekend zodat je medewerkers geen verlof hoeven te nemen of zich ziek melden. Bedenk je ook hoeveel ergernis en gemopper je voorkomt – en geld wat gedemotiveerde mensen je kost – doordat je het signaal geeft dat je jouw mensen de tijd en ruimte gunt om hun eigen werk te doen door overlast te beperken.
• De verhuizing: Spullen inpakken voor een verhuizing kost veel werk en tijd. Het kan dagen tot weken duren om al je persoonlijke bezittingen in te pakken. Je moet ook rekenen op kosten voor inpakmateriaal. Een ervaren verhuisbedrijf verhuist je bezittingen snel en vakkundig met het juiste inpakmateriaal en verhuismaterieel zodat alles ook op een veilige manier verhuisd wordt.

Samengevat kun je zeggen dat zelf verhuizen niet per definitie goedkoper hoeft te zijn dan wanneer je een professioneel bedrijf hier voor inhuurt.

Waar begin je?

Hier kan een professionele verhuizer je uitgebreid in adviseren. Het makkelijkst en meest overzichtelijk is het om per afdeling te verhuizen. Het is raadzaam om binnen je bedrijf een coördinator aan te wijzen die alles afstemt met het verhuisbedrijf, en dat vervolgens binnen het bedrijf communiceert met alle betrokkenen.